5 tricków w Arkuszach Google, które musisz znać!

Same narzędzia nie rozwiążą problemów

Odpowiedź może okazać się prostsza niż nam się wydaje. Dostęp do narzędzi i rozwiązań nie zawsze okazuje się tym czego tak naprawdę potrzebujemy. Wiedza i umiejętność ich wykorzystania stają się kluczem, gdy zmierzamy się wyzwaniem jak np. analiza dużej ilości danych. Oczywiście, śmiało rzec można iż nie jest możliwe umiejętne wykorzystanie produktu lub usługi jeśli one w ogóle nie istnieją. It’s so obvious! 

Arkusze Google - to takie proste

Zmierzając do celu dzisiejszego wpisu, chcę pokazać jak bardzo intuicyjny produkt jakim są Arkusze Google może stać się zagwozdką dla niejednego pracownika. Otóż Arkusze powstały w celu ułatwienia pracy i wykonywanych zadań przez ludzi na całym świecie, bez względu na to w jakiej branży pracuje czy też do jakiego działu należy. Jednak o ile Arkusze są intuicyjne i łatwe w obsłudze, o tyle nie każdy z nas potrafi wykonać w nich coś więcej niż tylko zastosowanie formuły SUMA lub ŚREDNIA. 

Dlatego dzisiejszy wpis zawiera 5 sprawdzonych tricków i wskazówek, które ułatwią pracę oraz uczynią ją nieco bardziej wydajną.

Ebook 101 tricków w Arkuszach Google

Jako natchnienie do dzisiejszego wpisu można uznać opublikowany niedawno ebook zawierający 101 tricków w Arkuszach Google. Bez wątpienia jest on biblią i niezbędnym elementarzem każdego pracownika wykorzystującego Arkusze Google nawet w najmniejszym stopniu. Materiał ten jest do pobrania za darmo na stronie https://flyonthecloud.com/pl/ebook/ Jednak zanim tam przejdziesz, zapoznaj się z jego przedsmakiem, który znajduje się poniżej.

5 tricków w Arkuszach Google, które ułatwią Twoją pracę

1. Lista zadań

Arkusze Google posiadają wiele ciekawych funkcji, w tym możliwość zarządzania projektami. Jest to o tyle wygodne, że możemy w ramach jednego pliku nadzorować wszystkie etapy naszego projektu. Uniwersalność listy zadań jest na tyle duża, że sprawdzi się ona zarówno w zespole sprzedaży, marketingu jak i księgowości czy też w dziale wsparcia i obsługi klienta.

Jak utworzyć listę zadań w Arkuszach Google? Krok po kroku.

Zaznacz komórki w których ma się znaleźć okno potwierdzające wykonanie zadania. (checkbox). Następnie przejdź do menu i z zakładki Wstaw wybierz Pole wyboru.

W ten sposób w zaznaczonych komórkach pojawią się puste okna (checkboxy). W kolumnie obok wylistuj wszystkie zadania.

*SUPERtip - wykorzystaj prawy dolny róg Arkusza Google(gwiazdka), gdzie znajduje się przycisk Przeglądaj. Pozwoli to na stworzenie przejrzystego arkusza poprzez wybrany sposób formatowania dzięki zmiennym kolorom.

Następny krok wymaga zastosowania Formatowania warunkowego. Spokojnie, brzmi groźnie, ale samo ustawienie jest bardzo proste.

Zaznacz zakres do którego zastosujesz Formatowanie warunkowe (wiersze zawierające zadania i checkboxy bez nagłówków typu TO-DO LIST oraz ZADANIA), a następnie przejdź do zakładki w menu Formatuj > Formatowanie warunkowe. W oknie Reguły formatowania, Formatuj komórki jeśli… zaznacz Niestandardowa formuła to, a w polu poniżej wpisz =$A4=FAŁSZ (przykład zawiera lokalizację komórki A4 wraz z opcją blokowania zakresu w formule, pozwala to na szybkie skalowanie).

Klikając wiadro z farbą możesz wybrać odpowiedni kolor dla zadania, które nie zostało jeszcze wykonane np. czerwony. Kliknij Gotowe.

Kliknij Dodaj następną regułę. W kolejnej regule zastosuj ten sam zakres i ponownie wpisz Niestandardową formułę brzmiącą =$A4=PRAWDA. Klikając wiadro z farbą, możesz wybrać odpowiedni kolor dla zadania, które zostało już wykonane np. zielony.

2. Przypinanie wierszy i kolumn

Zbyt duża ilość kliknięć, konieczność scrollowania pliku czy przechodzenia pomiędzy arkuszami powoduje, że finalnie marnujemy sporą ilość czasu. Analizując obszerne arkusze kalkulacyjne, które posiadają setki kolumn lub wierszy niezbędna okaże się funkcja Przypinania wierszy lub kolumn.

W tym celu wystarczy zaznaczyć ważny dla nas wiersz lub kolumnę, przejść do zakładki Widok > Zablokuj > Do bieżącego arkusza (tutaj pojawi się liczba porządkowa wiersza, który został zaznaczony). Dzięki temu scrollując nasz plik, zablokowany wiersz będzie cały czas widoczny na górze arkusza.

3. Łączenie dwóch kolumn w jedną

Przeprowadzając rejestrację na webinar, wydarzenie lub spotkanie firmowe użytkownicy mogą wpisywać swoje imię i nazwisko w dwóch różnych polach w zależności od tego jak zostanie utworzony formularz. Jednak, gdy okaże się że potrzebna będzie lista połączonych imion i nazwisk, to ręczne kopiowanie może spowodować u nas niemałą frustrację. W szczególności, gdy arkusz będzie liczył np. 150 pozycji.

Na szczęście Google przewidział to zjawisko i stworzył formułę pozwalająca na łączenie dwóch kolumn w jedną oddzielając tekst np. spacją. 

Jeśli kolumna A to imię, B nazwisko to w kolumnie C pojawią się połączone dane, czyli Imię i Nazwisko. Jak tego dokonać?

Wystarczy w kolumnie C wpisać następującą formułę =ZŁĄCZ.TEKSTY(”wartość1” ”wartość2”) gdzie pomiędzy znakami “  “ wstawiamy spację.

Oczywiście uruchamiamy formułę tylko i wyłącznie dla pierwszego wiersza, gdzie dla następnych przeciągamy komórkę klikając w czarny krzyżyk pojawiający się tuż po najechaniu na prawy dolny róg komórki.

4. Translator w Arkuszach Google

Prowadząc projekty międzynarodowe  w szczególności, gdy jesteśmy obecni jednocześnie na kilku rynkach może okazać się, że szybkie tłumaczenie materiałów jest niezbędne. Z pomocą przychodzą Arkusze google i jedyne czego potrzebujemy to formuła  =GOOGLETRANSLATE(”tekst”; [”język_źródłowy”;” język_docelowy”]) 

np. =GOOGLETRANSLATE(A2;"en";"pl") gdzie A2 to lokalizacja komórki z językiem angielskim (patrz screen poniżej)

Przykładowa formuła pozwala nam na szybkie tłumaczenie z języka angielskiego na polski. Zmiana “en” na “de” sprawi iż tekst z języka angielskiego będzie tłumaczony na język niemiecki. Analogicznie działa reszta języków wspieranych przez Translator Google.

5. Przydatne dodatki

O ile dodatki można bardzo łatwo zainstalować o tyle nie każdy wie, które są warte naszej uwagi. Poniżej wybraliśmy 3 najlepsze, które z pewnością sprawdzą się w Twojej firmie.

SuperMetrics

Dodatek, który pokochają marketerzy oraz analitycy. SuperMetrics pozwala nam na zintegrowanie prawie wszystkich najpopularniejszych narzędzi do marketingu z Arkuszami Google. Znajdziemy tam m.in Google Ads, Facebook Ads, Quora, Google Analytics, Tag Manager czy Twitter. Instalując SuperMetrics na swoim koncie możemy tworzyć raporty w oparciu o dane z wyżej wymienionych narzędzi bezpośrednio w Arkuszu kalkulacyjnym Google. Pozwala nam to na szybką i wygodną analizę wielu raportów w jednym miejscu, a następnie na łatwiejsze wyciąganie wniosków.

Hunter.io

Doskonale radzi sobie jako samodzielne narzędzie, jednak integrujące ten dodatek z Arkuszami Google sprawiamy, że nasza praca jest jeszcze wygodniejsza i przejrzysta. Pozwala nam na zachowanie wszystkich informacji w jednym pliku, a następnie np. podzielenie się nimi ze współpracownikami, dając im dostęp tylko do Komentowania pliku, mogą wyrazić swoje zdanie bez ingerencji w treść.

Dodatek umożliwia pozyskanie adresów email w obrębie domeny. Krótki czas pracy samej aplikacji pozwala na znalezienie adresów do pracowników wielu firm w szybki i wygodny sposób. Dokładne działanie oraz ustawienie dodatku zostało opisane w wyżej wymienionym Ebooku.

PowerTools

PowerTools to rozbudowane narzędzie, które zawiera w sobie funkcje kilku różnych dodatków. Zyskujemy dostęp do wielu usprawnień na jednym, wygodnym pasku.

Dodatek ten można śmiało określić jednym z niezbędnych w pracy z Arkuszami Google, pozwala on na:

• zaawansowane usuwanie duplikatów
• niestandardowe łączenie i scalanie komórek
• formatowanie tekstu jak np. Dodanie dowolnego znaku lub tekstu na początku czy też na końcu treści komórki
• czyszczenie komórek ze zbędnych danych w celu większej przejrzystości np. usuwanie dat, notatek, liczb czy linków

Jak widać Arkusze Google to potężne narzędzie, które może ułatwić pracę wielu działów jeśli tylko poznamy dokładniej jego intuicyjne funkcje. Stosowanie ich w codziennej pracy z czasem stanie się naszym nawykiem, bez którego nie będziemy wyobrażać sobie wykonywania kolejnych zadań. Każdy z działów potrzebuje innych funkcji i będzie wykorzystywał rozwiązania Google w zupełnie inny sposób. Dlatego jeśli chcesz poznać więcej tricków i wskazówek w Arkuszach Google sprawdź bezpłatny ebook, który został przygotowany przez oficjalnego Partnera Google Fly On The Cloud https://flyonthecloud.com/pl/ebook