 Zarządzanie przedsiębiorstwem to skomplikowana czynność, która wymaga ciągłego podejmowania decyzji w oparciu aktualne informacje, jak i dane historyczne. Polega ono również na organizacji procesów w firmie i stałej kontroli ich funkcjonowania. Efektywność zarządzania można poprawić dzięki wdrożeniu specjalnego systemu ERP, który pozwoli zoptymalizować istniejące procesy i podejmować skuteczne decyzje. Jakie możliwości mają systemy ERP? Kiedy warto z nich skorzystać? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.
Czym jest system ERP?
ERP to skrót od angielskiego wyrażenia Enterprise Resource Planning, co można tłumaczyć jako planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Jest on używany w kontekście oprogramowania informatycznego i systemów służących do organizowania i zarządzania procesami firmy, m.in. produkcją, łańcuchami dostaw, logistyką, itp. Oprogramowanie ERP umożliwia optymalizację i automatyzację poszczególnych procesów w formie, zarówno tych wewnętrznych (np. zamówienia, produkcja, magazynowanie), jak i zewnętrznych (np. sprzedaż, wysyłka, czy obsługa reklamacji).
System ERP łączy w sobie wszystkie aspekty działalności przedsiębiorstwa, dzięki czemu umożliwia efektywne zarządzanie nim. Oprogramowanie może zostać również zintegrowane z programami zewnętrznymi (np. systemy firmy kurierskiej, czy program księgowy), co umożliwia swobody przepływ informacji i odpowiednie raportowanie danych.
Jak działa system ERP?
Podstawowym celem zastosowania systemu ERP jest wzrost efektywności zarządzania firmy uzyskany dzięki odpowiedniemu zarządzaniu posiadanych przez nią zasobów. Optymalizacja ich wykorzystania pozwala podnieść jakość oraz wydajność funkcjonowania przedsiębiorstwa, a co za tym idzie zwiększyć rentowność i szybko się rozwijać.
Systemy zarządzania ERP obejmują zazwyczaj swym zakresem wszystkie procesy w firmie i zapewniają: - zintegrowany system;
- wspólną bazę danych;
- pracę w czasie rzeczywistym;
- wsparcie dla wszystkich aplikacji/komponentów;
- wspólny interfejs użytkownika dla całej aplikacji/komponentów;
- wdrożenie lokalne lub w chmurze
Systemy ERP zbierają, przetwarzają i synchronizują wszystkie dane dotyczące istniejących procesów, co pozwala na generowanie raportów wg. preferencji danego użytkownika. Właściwe przetwarzanie i raportowanie danych zarówno z systemu ERP, jak i zintegrowanego oprogramowania zewnętrznego ułatwia proces decyzyjny i planowanie dalszej działalności. System ERP umożliwia kontrolę wykorzystywania posiadanych zasobów i jakości istniejących procesów, w celu obniżenia kosztów działalności oraz poprawy efektywności. Dzięki oprogramowaniu ERP, a konkretnie dzięki wykorzystaniu boota RPA, firma może również zautomatyzować część procesów, co przyspieszy ich realizację. Więcej na ten temat można przeczytać w artykule: Możliwości i ograniczenia technologii RPA. Usługi i wsparcie w automatyzacji z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.
Obecne systemy ERP posiadają również dodatkowe moduły, które odpowiadają m.in. za: - rachunkowość i finanse;
- księgowość;
- zasoby ludzkie;
- zarządzanie łańcuchem dostaw;
- zarządzanie projektami;
- zarządzanie relacjami z klientami (CRM).
Rodzaje systemów ERP
Dostawcy oprogramowania oferują swoim klientom wiele różnych rodzajów oprogramowania ERP, które różnią się zazwyczaj funkcjonalnością. Każda firma decydując się na zakup tego typu systemu powinna określić najpierw swoje potrzeby w tym zakresie. Rodzaje systemów ERP można klasyfikować również pod względem metody ich wdrażania i funkcjonowania i wg tej klasyfikacji obejmują:
- ERP lokalne, które jest wdrażane w siedzibie firmy poprzez instalację na komputerach i serwerach do niej należących. Dzięki temu przedsiębiorstwo posiada pełną kontrolę, wsparcie oraz cały system na własność;
- ERP w chmurze, które działa w ramach usługi SaaS. Przedsiębiorstwo przechowuje swoje dane w chmurze, co umożliwia dostęp do nich z dowolnego miejsca na Ziemi i na dowolnym urządzeniu z dostępem do Internetu. W tym przypadku wsparcie techniczne i aktualizacje systemu pozostają po stronie dostawcy oprogramowania;
- ERP hybrydowe, które łączy w sobie funkcje obu wyżej wymienionych rodzajów i umożliwia migrację pomiędzy modelami.
Jakie korzyści wynikają z wdrożenia systemu ERP?
Wdrożenie w firmie systemu ERP przynosi dla niej wiele korzyści. Najważniejsze z nich to:
- ograniczenie zbędnych kosztów - system optymalizuje funkcjonujące procesy, upraszczając je i redukując ich koszty;
- poprawa komunikacji wewnętrznej - dane gromadzone i przetwarzane przez system są dostępne dla wszystkich obsługujących go pracowników w czasie rzeczywistym, co przyspiesza i usprawnia komunikację;
- wyższa jakość informacji - system zbiera i przetwarza dane, co pozwala na generowanie rozbudowanych raportów i analiz, które obejmują szeroki wachlarz informacji.
Oczywiście korzystanie z systemów ERP wiąże się również z innymi zaletami, które oprócz optymalizacji i automatyzacji procesów, wpływają również na zadowolenie klienta i uzyskanie przewagi konkurencyjnej.
W których branżach warto korzystać z oprogramowania ERP?
Wymienione wyżej korzyści z użytkowania oprogramowania ERP sprawiają, że może się ono sprawdzić praktycznie w każdej branży. Systemy ERP mają duże możliwości rozbudowywania i dostosowywania funkcjonalności do potrzeb konkretnej branży czy firmy, co sprawia, że sprawdzą się m.in. w przedsiębiorstwach z następujących sektorów gospodarki: - produkcja;
maszyny i podzespoły przemysłowe; budownictwo; elektronika i technologia; motoryzacja; aeronautyka i obrona; opieka zdrowotna, farmaceutyka i nauki biologiczne; agrobiznes, gospodarka rolna i rolnictwo; przemysł spożywczy; hotelarstwo i turystyka; odzież, towary konsumpcyjne i handel detaliczny.
Każda firma potrzebuje odpowiedniego oprogramowania, które podniesie efektywność zarządzania nią. Wdrożenie odpowiedniego systemu to milowy krok wyprzedzający konkurencję i przyspieszający rozwój działalności. | 
