Księgowość software house - różnice w obsłudze księgowej firmy IT a zwykłej spółki usługowej

Współpraca z zagranicznymi klientami - eksport usług

Wiele firm IT tworzy oprogramowanie dla zagranicznych przedsiębiorców, co w ujęciu księgowym należy rozumieć jako eksport usług. Co do zasady, taka transakcja podlega opodatkowaniu w kraju, w którym usługobiorca (klient) ma swoją siedzibę, stałe miejsce prowadzenia działalności, stały adres lub miejsce zamieszkania. Faktura sprzedażowa wygląda nieco inaczej niż w tradycyjnej księgowości, ponieważ:

• zawiera numery VAT UE stron (w przypadku transakcji w ramach UE);
• zawiera adnotację „odwrotne obciążenie” (ang. „reverse charge”);
• nie zawiera stawki ani kwoty podatku VAT (stosuje się skrót np. - nie podlega). 

Przedsiębiorca nie wykazuje podatku należnego w Polsce, ale uwzględnia transakcję w deklaracji JPK_V7, o ile usługa ani firma nie jest zwolniona z VAT. Co ważne, wystawianie faktur w walutach obcych wymaga przeliczenia kwot na PLN według kursu opublikowanego przez Narodowy Bank Polski lub Europejski Bank Centralny (zgodnie z art. 31a ustawy o podatku VAT). 

Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów i import usług

Podobnie jak inni przedsiębiorcy, software house może kupować fizyczne towary z krajów innych niż Polska. Mogą to być na przykład laptopy z Niemiec, serwery z Czech czy monitory z Holandii, które po przekroczeniu granicy będą wykorzystywane w działalności gospodarczej w Polsce. W tym przypadku podatek VAT odprowadza polski nabywca, który ma prawo do odliczenia VAT naliczonego. Jednak software house kupuje również wiele zagranicznych produktów cyfrowych, co należy zakwalifikować jako import usług. W praktyce księgowi firm IT częściej rozliczają import usług niż WNT, przy czym dla czynnych podatników VAT mających prawo do odliczenia podatku naliczonego obie transakcje będą neutralne podatkowo.

Usługi SaaS i subskrypcje

Rozliczanie usług w modelu SaaS (Software as a Service) i subskrypcji to kolejne, co odróżnia księgowość IT od obsługi księgowej zwykłej firmy usługowej. Software house korzysta m.in. z subskrypcji oprogramowania, infrastruktury chmurowej czy narzędzi deweloperskich. Są to usługi o charakterze ciągłym i wymagające cyklicznych płatności, co ma znaczenie dla rozliczeń VAT oraz sposobu ujmowania kosztów uzyskania przychodów. Ważne jest kontrolowanie okresów rozliczeniowych i terminów odnowień subskrypcji. W przypadku zagranicznych dostawców dochodzi rozliczanie faktur wystawianych w obcych walutach. 

Software house może również sprzedawać własne produkty w modelu abonamentowym, co wymaga:

• okresowego wystawiania faktur;
• pilnowania obowiązku podatkowego na gruncie VAT;
• proporcjonalnego ujmowania przychodów w czasie (zasada memoriałowa).

Rozliczanie projektów

W tradycyjnych firmach usługowych dominuje działalność operacyjna, czyli powtarzalne działania realizowane przez dłuższy okres. Natomiast software house’ach występuje również działalność projektowa. Są to przedsięwzięcia ograniczone czasowo, które mogą znacznie różnić się od innych podejmowanych przez firmę, jak np. tworzenie nowego oprogramowania na podstawie wytycznych klienta. W księgowości projektów należy uwzględnić między innymi:

• rozliczanie zasobów ludzkich, tj. wynagrodzeń dla kierownika i członków zespołu projektowego;
• rozliczanie kosztów: bezpośrednich i pośrednich, zmiennych i stałych, jednorazowych i okresowych;
• przychody uzyskiwane z projektów.

Przy długoterminowych projektach programistycznych i wdrożeniowych powszechne jest pobieranie zaliczek, które zabezpieczają transakcję i pozwalają na finansowanie początkowych etapów prac. Co do zasady, firma musi w odpowiednim terminie wystawić fakturę zaliczkową, która nie rodzi skutków w podatku dochodowym, ale powoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT.

Współpraca z podwykonawcami (B2B)

Firmy z sektora usługowego zwykle polegają na pracy własnych pracowników lub osób wykonujących zadania na podstawie umów cywilnoprawnych (zlecenie, o dzieło). Natomiast software house często korzysta z wiedzy i doświadczenia specjalistów prowadzących własną działalność gospodarczą: programistów, testerów czy kierowników projektu. W praktyce współpraca B2B oznacza księgowanie faktur kosztowych oraz weryfikowanie statusu podatkowego kontraktorów. Jeżeli firma współpracuje z zagranicznymi specjalistami, dochodzą obowiązki związane z importem usług oraz ustaleniem miejsca opodatkowania. Co ważne, w przeciwieństwie do pracowników i osób pracujących na umowach cywilnoprawnych wobec kontraktorów nie stosuje się 50% kosztów uzyskania przychodu. 

Sprzedaż i zakup licencji

Charakterystyczne dla branży IT jest rozliczanie przychodów z udzielania lub sprzedaży licencji na oprogramowanie komputerowe. Sprzedaż licencji w ramach działalności gospodarczej wymaga rozliczenia podatku dochodowego zgodnie z przyjętą formą opodatkowania, bez możliwości zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodu, która przysługuje w przypadku sprzedaży licencji przez osobę fizyczną. Sprzedaż licencji przez firmę podlega również opodatkowaniu podatkiem VAT. Jeżeli software house udziela licencji, wówczas księgowość musi rozróżnić, czy usługa jest ograniczona czasowo czy ma charakter ciągły, ponieważ ma to znaczenie dla rozliczeń podatku VAT.

Typowe dla działalności software house’u jest również nabywanie licencji do programów komputerowych. Jeżeli wartość kupionej licencji nie przekracza 10 000 zł firma może ująć ten wydatek jednorazowo w kosztach uzyskania przychodu. Natomiast droższe licencje są rozliczane przez odpisy amortyzacyjne jako wartość niematerialna i prawna.

Preferencje podatkowe: ulga IP Box i ulga B+R

Specyficzne dla IT jest również korzystanie z ulgi na badania i rozwój (B+R) oraz ulgi IP Box. Są to preferencje podatkowe przysługujące firmom prowadzącym innowacyjną działalność z obszaru nowoczesnych technologii. Z ulgi mogą skorzystać firmy, które prowadzą działalność badawczo-rozwojową i ponoszą w związku z tym koszty kwalifikowane. Zadaniem księgowego jest sprawdzanie, czy software house ma w ogóle możliwość korzystania z tych preferencji podatkowych. Jeżeli tak, konieczne jest prowadzenie odrębnej ewidencji obejmującej transakcje związane z dochodami i kosztami kwalifikowanymi.

Poprawność merytoryczną artykułu zweryfikowała Krajowa Kancelaria Rachunkowa.